MANAJEMEN PROYEK
KONSEP & IMPLEMENTASI
Santosa, Budi ; Yogyakarta ; Graha
Ilmu, 2009
Bab 1
1.1
Pendahuluan
Pada bab ini menjelaskan tentang konsep
dan pengertian manajemen proyek. Alasan mengenai pentingnya manajemen proyek
akan dijelaskan pada tiap-tiap sub bab yang terdapat di dalamnya, contoh kasus dalam
penanganan suatu proyek yang menggunakan sistem manajemen proyek diberikan pada
bab ini. Manajemen proyek telah dianggap sebagai keharusan yang ada bukan lagi
hanya sebuah pilihan, dengan adanya manajemen dalam suatu proyek akan membuat
suatu pekerjaan menjadi lebih efisien.
1.2 Definisi
Proyek
Pendeskiripsian mengenai proyek dan
aktivitas yang terjadi di dalamnya dijelaskan pada sub bab ini. Pendefinisian
tentang apa itu proyek dijabarkan dengan cera mengutip dari para ahli
sebelumnya dan buku yang mereka keluarkan. Proyek didefinisikan sebagai sebuah
rangkaian aktiftas unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu
dan dilakukan dalam periode waktu yang telah ditetapkan. Sub bab ini
menjelaskan bahwa proyek memiliki beberapa karakteristik yang penting.
Karekteristik yang dijelaskan dianggap akan membedakan aktifitas suatu proyek
terhadap aktifitas yang rutin (operasional). Mengerti tentang konsep proyek
adalah tujuan dari sub bab ini.
1.3 Definisi
Manajemen Proyek
Konsep tentang manajemen proyek dijelaskan pada sub bab ini
bahwa, pengaplikasi pengetahuan, keterampilan, alat, teknik dalam suatu
aktifitas proyek demi memenuhi kebutuhan proyek adalah konsep manajemen proyek.
Kendala – kendala dalam pelaksaaan suatu proyek dijabarkan pada sub bab ini,
dan bagaimana ilmu manajemen proyek akan mengatasinya-pun akan dapat dipahami
pada sub bab ini. Kendala yang utama saat memanajemen proyek ada 3 hal yang
pasti : 1. Lingkup pekerjaan, 2. Waktu, 3. Dan biaya.
1.4 Mengapa
Manajemen Proyek ?
Proyek
memiliki karakteristik yang berbeda dengan aktivitas lainnya seperti dalam hal
: organisiasi, aktifitas pengelolaan, pemakaian sumber- daya, waktu, kompleksitas dan ketidakpastian.
Sub bab ini akan menjelaskan bahwa diperlukan pendekatan yang berbeda terhadap
satu proyek dengan proyek yang lainnya. Prinsip tentang kebenaran bahwa jika
manajemen proyek dilakukan secara benar maka akan mendatangkan keuntungan
khususnya dari waktu dan biaya.
1..5 Macam
– macam Proyek
Pengklasifikasian tentang proyek
menurut jenis pekerjaannya dibedakan atas 3 hal pada sub bab ini.
1.6 Timbulnya
Ide Proyek
Proyek bisa dilihat dari cara munculnya
ide proyek. Sub bab ini menyimpulkan bahwa kemunculan ide proyek akan
mempengaruhi bagaimana pekerjaan proyek bisa didapatkan oleh suatu perusahaan.
Bagaimana ide suatu proyek dapat muncul, terbagi atas beberapa hal pada sub bab
ini.
1.7 Keberhasilan
Manajemen Proyek
Pada sub bab ini terdapat beberapa hal
yang mencerminkan bahwa manajemen proyek sukses dilakukan. Keberhasilan dalam
hal waktu dan biaya dirasa adalah hal yang utama.
Bab 2
2.1 Pendahuluan
Pada
bab 2 akan dibuka tentang keterkaitan antara proyek dan produk. Produk sama
halnya proyek tentu akan mengikuti beberapa tahap dalam perkembangannya.
Perkembangan suatu produk diawali dari tahap riset dan pengembangan sampai
tahap penurunan produk dan hingga produk tersebut berhenti diproduksi. Terdapat
6 siklus hidup produk yang dianalisa pada bab ini. Dan keenam siklus tersebut
akan digambarkan pula dalam bentuk diagram. Secara garis besarnya tahap-tahap
proyek akan dibagi menjadi 4 hal : 1.
Tahap Konsepsi.
2.
Tahap Perencanaan
3.
Tahap Eksekusi
4.
Tahap Operasi
2.2 Konsepsi
Pada
tahap proyek konsepsi akan terbagi menjadi dua bagian utama pada sub bab ini,
Insialisasi Proyek dan Kelayakan Proyek. Insialisasi proyek meliputi penemuan
suatu masalah, kesempatan, dan kebutuhan oleh user. Titik dimana suatu ide
tentang proyek lahir adalah bagian dari inisialisasi proyek.
Kelayakan Proyek mencakup investigasi
masalah dan pengembangan solusi secara lebih detail maksudnya apakah
penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat.
Sub
bab ini menjelaskan tentang apa itu permintaan proposal. Pemintaan proposal
dijelaskan bahwa para peserta yang ingin mengikuti proses lelang proyek akan
mengirimkan sebuah RFP (Request For Proposal) kepada pihak perusahaan yang membuka lelang
proyeknya.
Disini
dibahas bahwa RFP itu berisi tentang tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi
performansi, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang
diinginkan.
Dalam
membuat proposal proyek ada beberapa hal pokok yang wajib ada yaitu :
1. Surat Pengantar
2. Ringkasan Eksekutif
3. Bagian Teknis
4. Manfaat/Keuntungan yang
akan diperoleh
5. Jadwal
6. Bagian Keuangan
7. Bagian Legal
8. Kualifikasi Manajemen
2.3 Tahap
Perencanaan
Tahap
perencaan adalah dasar dimana suatu proyek akan ditentukan arah dan tujuan dari
proyek tersebut. Pada sub bab ini dijelaskan bahwa perencanaan proyek itu
meliputi penyiapan rencana proyek yang dibuat secara detail dan penentuan dari
spesifikasi proyek itu sendiri. Sub bab ini menerangkan hal apa saja yang
meliputi isi daripada rencana proyek. Disarankan bahwa perencanaan yang dibuat
sangat dipengaruhi oleh keinginan si user.
Disamping para kontraktor perlu
memikirkan pembuatan rencana mengenai proyek yang akan mereka jalankan. Sub bab
ini memberi tahu didalamnya para kontraktor dirasa sangat perlu dalam
memikirkan tentang 2 macam spesifikasi produk yang dibuat yaitu, kebutuhan user dan kebutuhan proyek.
2.4 Tahap
Eksekusi
Sub bab ini menjelaskan tahap eksekusi lebih didominasi oleh pelaksana proyek
ketimbang si pemberi proyek atau user dalam hal pengambilan keputusan. Tahap
eksekusi disini meliputi pekerjaan desain, pengembangan, pengadaan,
konstruksi/produksi, pelaksanaan. Dapat disimpulkan bahwa secara umum tujuan
dari proyek berupa produk fisik yang akan memilki kegiatan eksekusi dan operasi
kemudian akan diserahkan kepada user. Pada tahap eksekusi memeliki 4 jenis
kegiatan didalamnya yaitu :
1.
Desain
Pembuatan
mengenai spefisikasi dalam bentuk gambar, ilustrasi, diagram, atau skema sesuai
daripada permintaan client.
2.
Pengadaan
Meliputi
kegiatan pengadaan fasilitas, materil, pekerja, dan fasilitas pendukung
lainnya.
3.
Produksi
Kegiatan
pembuatan atau pengerjaan proyek yang telah terencana dan sudah disetujui pihak
user.
4.
Implementasi
Tahap
pengujian tentang hasil dari produksi yang telah dilakukan.
2.5 Tahap
Operasi
Tahap akhir daripada kegiatan proyek, dimana kontraktor
telah menyerahkan hasil proyek kepada pemberi proyek. Keterlibatan kontraktor
dari proyek akan dianggap selesai ketika produk yang dihasilkan telah digunakan
secara sah oleh si user.
Kesimpulan yang dibuat oleh penulis
untuk bab2 adalah bahwa penguraian mengenai tahap-tahap proyek yang telah
dijabarkan bukan merupakan standar tetap. Artinya tidak semua tahapan yang
dijabarkan akan sepenuhnya dilakukan ketika kegiatan proyek dilakukan.
Bab 3
3.1 Pendahuluan
Sub
bab ini menjelaskan bahwa suatu perusahaan akan terus mengalami perkembangan
yang akan berakibat perusahaan harus menambah sumber daya manusia,
mengembangkan struktur organisasinya, dan cakupan dari perusahaan tersebut.
Struktur organisasi difokuskan pada pengkhususan atau spesialisasi orang pada
bidang tertentu yang ada didalam perusahaan tersebut. Namun perubahan struktur
dirasa tidak perlu dirubah apabila struktur organisasi yang lama masih dapat menangani
pekerjaan-pekerjaan yang ada. Perubahan akan diperlukan apabila kondisi
lingkungan berubah, perubahan teknologi, tingkat kompetisi dan struktur yang
telah ada dirasa sudah tidak efektif lagi. Beberapa dasar penyusunan
struktur organisasi, yakni :
1. Berdasar produk
2. Berdasar lokasi
3. Berdasar proses
4. Berdasar pelanggan
5. Berdasar Fungsi
3.2 Proyek
Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional
Pada sub bab ini dibahas bahwa memasukan proyek sebagai
bagian divisi fungsional dari perusahaan dapat direalisasikan . Organisasi akan membagi departemennya berdasarkan
fungsi yang dilakukan. Fungsi yang ada pada suatu perusahaan berbeda-beda,
berikut ada beberapa seperti fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi
produksi, fungsi keuangan dan masih sebagainya tergantung pada kebutuhan dari
bagaiman perusahaan tersebut menyelesaikan pekerjaannya.
Sub bab ini memberikan gambaran tentang
bagaimana struktur organisasi yang fungsional. Keuntungan/kelebihan dari
struktur organisasi proyek yang melekat pada unit fungsional dijelaskan
berdasarkan contoh kasus.
3.3 Organisasi
Proyek Murni
Organisasi proyek murni yang dimaksud
adalah proyek yang terpisah dari organisasi induk. Organisasi ini menjadi
tersendiri dalam staf seperti teknis tersendiri, sistem administrasi yang terpisah,
tidak terikatnya dengan induk berupa laporan kemajuan atau kegagalan mengenai
proyek. Sub bab ini memberi penerangan tentang jenis organisasi proyek murni,
kelebihan yang didapat dengan menganut mekanisme proyek murni dijelaskan pada
sub bab ini berikut juga keterbatasan yang dimilki oleh tipe organisasi ini.
3.4 Organisasi
Matriks
Organisasi
matriks disini terdefinisi sebagai hasil daripada penggabungan atas organisasi
fungsional dan organisasi murni dengan mengambil kelebihan-kelebihan yang dimiliki
oleh masing-masing organisasi tersebut. Organisasi ini dianggap sebagai jalan
tengah antara kedua organasi fungsional dan murni.
3.5 Memilih
Bentuk Organisasi Proyek
Seorang
manajer proyek dirasa jarang memiliki tanggung jawab dalam hal melakukan perancangan
organisasi proyek. Manajer proyek dapat membantu dengan memberikas saran pada
orang yang akan mengambil keputusan untuk memilih bentuk organisasi mana yang
akan cocok dalam menangani proyek yang ada. Secara umum dijelaskan terdapat 4
kriteria yang mendasari pemilihan bentuk organisasi :
1.
Frekuensi
adanya proyek baru
2.
Berapa
lama proyek berlangsung
3.
Ukuran
proyek
4.
Kompleksitas
Untuk jenis organisasi matriks dan murni dikatakan lebih cocok bila
diterapkan untuk proyek-proyek berskala menegah dan besar serta kompleksitas
yang sedang dan tinggi. Untuk jenis organisasi matriks dipilih jika sejumlah
proyek yang dikerjakan pada waktu yang bersamaan dan sumberdaya fungsional
digunakan secara part-time. Kemudian untuk jenis murni dipilih, jika hanya
terdapat sedikit proyek yang dikerjakan dan para ahli/orang yang mempunyai
keterampilan harus memberikan perhatian secara penuh. Untuk proyek yang lebih
kecil disarankan untuk menerapkan tipe yang lebih mengutamakan fungsionalitas.
Bab 4
4.1 Pendahuluan
Pada bab yang ke-4 ini akan dibahas mengenasi tim proyek.
Tim proyek disini adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi proyek.
Pada tim proyek terdapat istilah tim inti yaitu, hanya bertanggung jawab ke
manajer proyek. Tim inti sering disebut juga dengan project office. Tempat fisik dimana tim proyek akan berkumpul dan
menentukan pekerjaan manajemen proyek mereka , dan seluruh staf yang tergabung
didalamnya untuk mendukung menajer proyek. Pada bab ini akan dijelaskan tentang
tingkatan-tingkatan jabatan dalam tim proyek.
4.2 Manajer Proyek
Peranan
seorang manajer proyek sangat penting dalam keberlangsungan kegiatan proyek
yang berjalan karena tanpa adanya seorang MP maka tidak aka nada yang
memanajemen proyek. Disini dijelaskan bahwa MP berperan sebagai integrator,
komunikator pembuat keputusan, motivator, entrepreneur
dan agen pengubah.
Peran-peran yang dijalani oleh seorang
Manajer Proyek dijelaskan di bab ini dan diberikan contoh kasusnya, dengan
tujuan membuat agar teori yang ada memang benar dijalankan pada keadaan
sebenarnya. Tanggung jawab dari manajer proyek secara garis besar
terspesifikasi menjadi 7 yaitu:
1.
Merencanakan
kegiatan dalam proyek.
2.
Mengorganisasikan
orang-orang dalam tim proyek.
3.
Memonitor
status proyek.
4.
Mengidentifikasi
masalah-masalah teknis.
5.
Sebagai
titik temu dari pada kunstituen.
6.
Menyelesaikan
konflik yang terjadi dalam proyek.
7.
Merekomendasikan
penghentian suatu proyek yang sedang berjalan.
4.3 Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek
Seorang manajer proyek bekerja pada interface antara top management dan para teknisi teknologi,
oleh karena itu seorang manajer harus mempunya kemampuan manajerial dan
menguasai kompetensi teknis menyangkut bidang proyek yang dikerjakan. Sub bab
ini memberitahu bahwa seorang manajer proyek tidak hanya mengusai ilmu
manajerial saja tapi dituntut untuk menguasai bidang lainnya demi mendukung keberhasilan
daripada perencaaan proyek yang akan dikerjakan. Seorang manajer memiliki
otoritas untuk memberikan perintah ke orang lain untuk melakukan sesuatu yang
dia inginkan. Disini otoritas dibedakan atas dua macam yaitu : otoritas legal
dan otoritas karismatik.
Dalam memilih seorang manajer proyek
tidaklah sembarangan, seseorang tersebut harus melewati 4 tahap kualifikasi
untuk menjadi Manajer Proyek.
1.
Karakteristik
Personal
Karakter kuat sebagai seorang pemimpin
merupakan bagian penting yang harus dimilki personal yang akan dipilih menjadi
Manajer Proyek.
2.
Keterampilan
Perilaku
Kemampuan mendengarkan secara aktif,
komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal.
3.
Keterampilan
Bisnis
Keterampilan
bisnis perlu dipunyai oleh seorang MP
karena kemampuan ini akan sangat
menunjang keberhasilan dalam mengelola suatu proyek.
4.
Kemampuan
Teknis
Kemampuan seorang manajer dalam
mengambil keputusan tentang hal yang berhubungan dengan masalah teknis dengan
mengetahui aspek teknis dari proyek yang ditangani.
4.4 Anggota Tim Proyek
Anggota tim proyek akan digambarkan
dengan menggunakan bagan/skema dimana Manajer Proyek merupakan tingakatan
tertinggi. Beberapa tim proyek yang bertugas dalam pengelolaan proyek:
1.
Contract
Administrator
Terlibat dalam penyiapan proposal,
negosiasi kontrak, mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-perubahan
lingkup proyek.
2.
Project
Controller
Membantu manajer proyek dalam
perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.
3.
Project
Accountant
Membantu pekerjaan akuntansi dan
finansial kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu
dikendalikan,
4.
Customer
Liason
Berperan serta dalam pembahasan teknis
dan mere view apa yang sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan kontrak.
5.
Production
Coordinator
Merencanakan, memonitor, dan
mengkoordinasikan aspek-aspek produksi.
6.
Manajer
Lapangan
Mengawasi pemasangan, pengujian,
pemeliharaan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.
7.
Quality
Supervisor
Mengatur dan membuat prosedur
pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.
4.5 Peran
Lain di Luar Tim Proyek
Masing-masing proyek dipimpin oleh seorang
manajer proyek. Perusahaan perlu juga menempatkan orang untuk mengkoordinasikan
para manajer proyek ini. Peran ini bisa dinamakan manajer program atau direktur
proyek. Orang yang duduk dalam jabatan ini akan mengawasi seluruh proyek.
Manajemen puncak akan bertanggung jawab untuk mensuskseskan pelaksanaan
manajemen proyek.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar