Review Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

MANAJEMEN PROYEK

KONSEP & IMPLEMENTASI

Santosa, Budi ; Yogyakarta ; Graha Ilmu, 2009

Bab 1

1.1            Pendahuluan

Pada bab ini menjelaskan tentang konsep dan pengertian manajemen proyek. Alasan mengenai pentingnya manajemen proyek akan dijelaskan pada tiap-tiap sub bab yang terdapat di dalamnya, contoh kasus dalam penanganan suatu proyek yang menggunakan sistem manajemen proyek diberikan pada bab ini. Manajemen proyek telah dianggap sebagai keharusan yang ada bukan lagi hanya sebuah pilihan, dengan adanya manajemen dalam suatu proyek akan membuat suatu pekerjaan menjadi lebih efisien.

1.2     Definisi Proyek

          Pendeskiripsian mengenai proyek dan aktivitas yang terjadi di dalamnya dijelaskan pada sub bab ini. Pendefinisian tentang apa itu proyek dijabarkan dengan cera mengutip dari para ahli sebelumnya dan buku yang mereka keluarkan. Proyek didefinisikan sebagai sebuah rangkaian aktiftas unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu yang telah ditetapkan. Sub bab ini menjelaskan bahwa proyek memiliki beberapa karakteristik yang penting. Karekteristik yang dijelaskan dianggap akan membedakan aktifitas suatu proyek terhadap aktifitas yang rutin (operasional). Mengerti tentang konsep proyek adalah tujuan dari sub bab ini.

1.3     Definisi Manajemen Proyek

          Konsep tentang manajemen proyek dijelaskan pada sub bab ini bahwa, pengaplikasi pengetahuan, keterampilan, alat, teknik dalam suatu aktifitas proyek demi memenuhi kebutuhan proyek adalah konsep manajemen proyek. Kendala – kendala dalam pelaksaaan suatu proyek dijabarkan pada sub bab ini, dan bagaimana ilmu manajemen proyek akan mengatasinya-pun akan dapat dipahami pada sub bab ini. Kendala yang utama saat memanajemen proyek ada 3 hal yang pasti : 1. Lingkup pekerjaan, 2. Waktu, 3. Dan biaya.

1.4     Mengapa Manajemen Proyek ?

          Proyek memiliki karakteristik yang berbeda dengan aktivitas lainnya seperti dalam hal : organisiasi, aktifitas pengelolaan, pemakaian sumber-  daya, waktu, kompleksitas dan ketidakpastian. Sub bab ini akan menjelaskan bahwa diperlukan pendekatan yang berbeda terhadap satu proyek dengan proyek yang lainnya. Prinsip tentang kebenaran bahwa jika manajemen proyek dilakukan secara benar maka akan mendatangkan keuntungan khususnya dari waktu dan biaya.

1..5    Macam – macam Proyek

          Pengklasifikasian tentang proyek menurut jenis pekerjaannya dibedakan atas 3 hal pada sub bab ini.

1.6     Timbulnya Ide Proyek

          Proyek bisa dilihat dari cara munculnya ide proyek. Sub bab ini menyimpulkan bahwa kemunculan ide proyek akan mempengaruhi bagaimana pekerjaan proyek bisa didapatkan oleh suatu perusahaan. Bagaimana ide suatu proyek dapat muncul, terbagi atas beberapa hal pada sub bab ini.

1.7     Keberhasilan Manajemen Proyek

          Pada sub bab ini terdapat beberapa hal yang mencerminkan bahwa manajemen proyek sukses dilakukan. Keberhasilan dalam hal waktu dan biaya dirasa adalah hal yang utama.

Bab 2

2.1     Pendahuluan

          Pada bab 2 akan dibuka tentang keterkaitan antara proyek dan produk. Produk sama halnya proyek tentu akan mengikuti beberapa tahap dalam perkembangannya. Perkembangan suatu produk diawali dari tahap riset dan pengembangan sampai tahap penurunan produk dan hingga produk tersebut berhenti diproduksi. Terdapat 6 siklus hidup produk yang dianalisa pada bab ini. Dan keenam siklus tersebut akan digambarkan pula dalam bentuk diagram. Secara garis besarnya tahap-tahap proyek akan dibagi menjadi 4 hal :        1. Tahap Konsepsi.

                                      2. Tahap Perencanaan

                                      3. Tahap Eksekusi

                                      4. Tahap Operasi

2.2     Konsepsi

          Pada tahap proyek konsepsi akan terbagi menjadi dua bagian utama pada sub bab ini, Insialisasi Proyek dan Kelayakan Proyek. Insialisasi proyek meliputi penemuan suatu masalah, kesempatan, dan kebutuhan oleh user. Titik dimana suatu ide tentang proyek lahir adalah bagian dari inisialisasi proyek.

Kelayakan Proyek mencakup investigasi masalah dan pengembangan solusi secara lebih detail maksudnya apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat.

Sub bab ini menjelaskan tentang apa itu permintaan proposal. Pemintaan proposal dijelaskan bahwa para peserta yang ingin mengikuti proses lelang proyek akan mengirimkan sebuah RFP (Request For Proposal)  kepada pihak perusahaan yang membuka lelang proyeknya.

Disini dibahas bahwa RFP itu berisi tentang tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performansi, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang diinginkan.

Dalam membuat proposal proyek ada beberapa hal pokok yang wajib ada yaitu :          

                   1. Surat Pengantar

                   2. Ringkasan Eksekutif

                   3. Bagian Teknis

                   4. Manfaat/Keuntungan yang akan diperoleh

                   5. Jadwal

                   6. Bagian Keuangan

                   7. Bagian Legal

                   8. Kualifikasi Manajemen

2.3     Tahap Perencanaan

           Tahap perencaan adalah dasar dimana suatu proyek akan ditentukan arah dan tujuan dari proyek tersebut. Pada sub bab ini dijelaskan bahwa perencanaan proyek itu meliputi penyiapan rencana proyek yang dibuat secara detail dan penentuan dari spesifikasi proyek itu sendiri. Sub bab ini menerangkan hal apa saja yang meliputi isi daripada rencana proyek. Disarankan bahwa perencanaan yang dibuat sangat dipengaruhi oleh keinginan si user.

Disamping para kontraktor perlu memikirkan pembuatan rencana mengenai proyek yang akan mereka jalankan. Sub bab ini memberi tahu didalamnya para kontraktor dirasa sangat perlu dalam memikirkan tentang 2 macam spesifikasi produk yang dibuat yaitu, kebutuhan user dan kebutuhan proyek.

2.4     Tahap Eksekusi

Sub bab ini menjelaskan tahap eksekusi         lebih didominasi oleh pelaksana proyek ketimbang si pemberi proyek atau user dalam hal pengambilan keputusan. Tahap eksekusi disini meliputi pekerjaan desain, pengembangan, pengadaan, konstruksi/produksi, pelaksanaan. Dapat disimpulkan bahwa secara umum tujuan dari proyek berupa produk fisik yang akan memilki kegiatan eksekusi dan operasi kemudian akan diserahkan kepada user. Pada tahap eksekusi memeliki 4 jenis kegiatan didalamnya yaitu :

1.     Desain

Pembuatan mengenai spefisikasi dalam bentuk gambar, ilustrasi, diagram, atau skema sesuai daripada permintaan client.

2.     Pengadaan

Meliputi kegiatan pengadaan fasilitas, materil, pekerja, dan fasilitas pendukung lainnya.

3.     Produksi

Kegiatan pembuatan atau pengerjaan proyek yang telah terencana dan sudah disetujui pihak user.

4.     Implementasi

Tahap pengujian tentang hasil dari produksi yang telah dilakukan.

2.5     Tahap Operasi

          Tahap akhir daripada kegiatan proyek, dimana kontraktor telah menyerahkan hasil proyek kepada pemberi proyek. Keterlibatan kontraktor dari proyek akan dianggap selesai ketika produk yang dihasilkan telah digunakan secara sah oleh si user.

Kesimpulan yang dibuat oleh penulis untuk bab2 adalah bahwa penguraian mengenai tahap-tahap proyek yang telah dijabarkan bukan merupakan standar tetap. Artinya tidak semua tahapan yang dijabarkan akan sepenuhnya dilakukan ketika kegiatan proyek dilakukan.

Bab 3

3.1     Pendahuluan

          Sub bab ini menjelaskan bahwa suatu perusahaan akan terus mengalami perkembangan yang akan berakibat perusahaan harus menambah sumber daya manusia, mengembangkan struktur organisasinya, dan cakupan dari perusahaan tersebut. Struktur organisasi difokuskan pada pengkhususan atau spesialisasi orang pada bidang tertentu yang ada didalam perusahaan tersebut. Namun perubahan struktur dirasa tidak perlu dirubah apabila struktur organisasi  yang lama masih dapat menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada. Perubahan akan diperlukan apabila kondisi lingkungan berubah, perubahan teknologi, tingkat kompetisi dan struktur yang telah ada dirasa sudah tidak efektif lagi. Beberapa dasar penyusunan struktur  organisasi, yakni :

1.     Berdasar produk

2.     Berdasar lokasi

3.     Berdasar proses

4.     Berdasar pelanggan

5.     Berdasar Fungsi

3.2     Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

          Pada sub bab ini dibahas bahwa memasukan proyek sebagai bagian divisi fungsional dari perusahaan dapat direalisasikan . Organisasi akan membagi departemennya berdasarkan fungsi yang dilakukan. Fungsi yang ada pada suatu perusahaan berbeda-beda, berikut ada beberapa seperti fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan dan masih sebagainya tergantung pada kebutuhan dari bagaiman perusahaan tersebut menyelesaikan pekerjaannya.

Sub bab ini memberikan gambaran tentang bagaimana struktur organisasi yang fungsional. Keuntungan/kelebihan dari struktur organisasi proyek yang melekat pada unit fungsional dijelaskan berdasarkan contoh kasus.

3.3     Organisasi Proyek Murni

          Organisasi proyek murni yang dimaksud adalah proyek yang terpisah dari organisasi induk. Organisasi ini menjadi tersendiri dalam staf seperti teknis tersendiri, sistem administrasi yang terpisah, tidak terikatnya dengan induk berupa laporan kemajuan atau kegagalan mengenai proyek. Sub bab ini memberi penerangan tentang jenis organisasi proyek murni, kelebihan yang didapat dengan menganut mekanisme proyek murni dijelaskan pada sub bab ini berikut juga keterbatasan yang dimilki oleh tipe organisasi ini.

3.4     Organisasi Matriks

          Organisasi matriks disini terdefinisi sebagai hasil daripada penggabungan atas organisasi fungsional dan organisasi murni dengan mengambil kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh masing-masing organisasi tersebut. Organisasi ini dianggap sebagai jalan tengah antara kedua organasi fungsional dan murni.

3.5     Memilih Bentuk Organisasi Proyek

          Seorang manajer proyek dirasa jarang memiliki tanggung jawab dalam hal melakukan perancangan organisasi proyek. Manajer proyek dapat membantu dengan memberikas saran pada orang yang akan mengambil keputusan untuk memilih bentuk organisasi mana yang akan cocok dalam menangani proyek yang ada. Secara umum dijelaskan terdapat 4 kriteria yang mendasari pemilihan bentuk organisasi :

1.     Frekuensi adanya proyek baru

2.     Berapa lama proyek berlangsung

3.     Ukuran proyek

4.     Kompleksitas

Untuk jenis organisasi matriks  dan murni dikatakan lebih cocok bila diterapkan untuk proyek-proyek berskala menegah dan besar serta kompleksitas yang sedang dan tinggi. Untuk jenis organisasi matriks dipilih jika sejumlah proyek yang dikerjakan pada waktu yang bersamaan dan sumberdaya fungsional digunakan secara part-time. Kemudian untuk jenis murni dipilih, jika hanya terdapat sedikit proyek yang dikerjakan dan para ahli/orang yang mempunyai keterampilan harus memberikan perhatian secara penuh. Untuk proyek yang lebih kecil disarankan untuk menerapkan tipe yang lebih mengutamakan fungsionalitas.

Bab 4

4.1     Pendahuluan

          Pada bab yang ke-4 ini akan dibahas mengenasi tim proyek. Tim proyek disini adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi proyek. Pada tim proyek terdapat istilah tim inti yaitu, hanya bertanggung jawab ke manajer proyek. Tim inti sering disebut juga dengan project office. Tempat fisik dimana tim proyek akan berkumpul dan menentukan pekerjaan manajemen proyek mereka , dan seluruh staf yang tergabung didalamnya untuk mendukung menajer proyek. Pada bab ini akan dijelaskan tentang tingkatan-tingkatan jabatan dalam tim proyek.

4.2     Manajer Proyek

          Peranan seorang manajer proyek sangat penting dalam keberlangsungan kegiatan proyek yang berjalan karena tanpa adanya seorang MP maka tidak aka nada yang memanajemen proyek. Disini dijelaskan bahwa MP berperan sebagai integrator, komunikator pembuat keputusan, motivator, entrepreneur dan agen pengubah.

Peran-peran yang dijalani oleh seorang Manajer Proyek dijelaskan di bab ini dan diberikan contoh kasusnya, dengan tujuan membuat agar teori yang ada memang benar dijalankan pada keadaan sebenarnya. Tanggung jawab dari manajer proyek secara garis besar terspesifikasi menjadi 7 yaitu:

1.     Merencanakan kegiatan dalam proyek.

2.     Mengorganisasikan orang-orang dalam tim proyek.

3.     Memonitor status proyek.

4.     Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.

5.     Sebagai titik temu dari pada kunstituen.

6.     Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.

7.     Merekomendasikan penghentian suatu proyek yang sedang berjalan.

4.3     Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek

          Seorang manajer proyek bekerja pada interface antara top management dan para teknisi teknologi, oleh karena itu seorang manajer harus mempunya kemampuan manajerial dan menguasai kompetensi teknis menyangkut bidang proyek yang dikerjakan. Sub bab ini memberitahu bahwa seorang manajer proyek tidak hanya mengusai ilmu manajerial saja tapi dituntut untuk menguasai bidang lainnya demi mendukung keberhasilan daripada perencaaan proyek yang akan dikerjakan. Seorang manajer memiliki otoritas untuk memberikan perintah ke orang lain untuk melakukan sesuatu yang dia inginkan. Disini otoritas dibedakan atas dua macam yaitu : otoritas legal dan otoritas karismatik.

Dalam memilih seorang manajer proyek tidaklah sembarangan, seseorang tersebut harus melewati 4 tahap kualifikasi untuk menjadi Manajer Proyek.

1.     Karakteristik Personal

Karakter kuat sebagai seorang pemimpin merupakan bagian penting yang harus dimilki personal yang akan dipilih menjadi Manajer Proyek.

2.     Keterampilan Perilaku

Kemampuan mendengarkan secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal.

3.     Keterampilan Bisnis

Keterampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang MP karena kemampuan ini akan sangat menunjang keberhasilan dalam mengelola suatu proyek.

4.     Kemampuan Teknis

Kemampuan seorang manajer dalam mengambil keputusan tentang hal yang berhubungan dengan masalah teknis dengan mengetahui aspek teknis dari proyek yang ditangani.

4.4     Anggota Tim Proyek

Anggota tim proyek akan digambarkan dengan menggunakan bagan/skema dimana Manajer Proyek merupakan tingakatan tertinggi. Beberapa tim proyek yang bertugas dalam pengelolaan proyek:

1.     Contract Administrator

Terlibat dalam penyiapan proposal, negosiasi kontrak, mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-perubahan lingkup proyek.

2.     Project Controller

Membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.

3.     Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan,

4.     Customer Liason

Berperan serta dalam pembahasan teknis dan mere view apa yang sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan kontrak.

5.     Production Coordinator

Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-aspek produksi.

6.     Manajer Lapangan

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.

7.     Quality Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.

4.5     Peran Lain di Luar Tim Proyek

Masing-masing proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek. Perusahaan perlu juga menempatkan orang untuk mengkoordinasikan para manajer proyek ini. Peran ini bisa dinamakan manajer program atau direktur proyek. Orang yang duduk dalam jabatan ini akan mengawasi seluruh proyek. Manajemen puncak akan bertanggung jawab untuk mensuskseskan pelaksanaan manajemen proyek.

Inquiry letters and the response

Inquiry Letter & Response Inquiry Letter

Example Of Inquiry Letter

PT. Setia Makmur Cemerlang

Jl. Sumatera Blok G No.147 Auto 2001 Cibitung

Bekasi

___________________________________________________________________________________________

30^th May 2016

PT. TTC Balikpapan

Jl. Jendral Ahmad Yani No.1.

Dear Sirs,

We are interested in your promotion service and should be pleased if you could promote our products.

For information PT. Setia Makmur Cemerlang is located at Jl. Sumatera Blok G No.147 Auto 2001 Cibitung. We are a company engaged in the field of bread production. We were  founded in 2007 and currently has more than 1000 clients. 

Implementation of the promotion carried out on 2 Mei 2013 at Jakarta Fair. Equipment we need to do is stand, tables, brochures and banner. Promotion cost needed is Rp 5.500.000. For more details, we attach a breakdown of costs.

We hope to the pleasure of a cooperate with your company and you will be able to send us reply by return.

Your faithfully,

Symtami Syaff

Example Of Inquiry Letter Response

PT. TTC Balikpapan

Jl. Jendral Ahmad Yani No.1

Jakarta

___________________________________________________________________________________________

1^st June 2016

PT. Setia Makmur Cemerlang

Jl. Sumatera Blok G No.147 Auto 2001 Cibitung

Bekasi

Dear Sirs,

Thank you for your letter of  May 30, 2016 inquiring about cooperate promoting your products.

Be base on your letter and as the treatment about cooperate promotion your products are satisfactory, so we were agree to do cooperate with your company.

We look forward to be meeting to talk over about cooperate and we hope cooperate could be going with good.

Your faithfully,

Brenda Schalwyk

Surat Bisnis Dalam Bahasa Inggris

Surat bisnis merupakan surat yang digunakan baik perseorangan, instansi ataupun lembaga organisasi yang isinya untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis secara tertulis dengan menggunakan media surat dengan beragam pelantara baik via pos, faksimili maupun media internet. Surat bisnis memiliki banyak jenis misalnya surat bisnis penawaran, surat bisnis perkenalan, surat bisnis pesanan dan masih banyak contoh surat bisnis yang lainya.

Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berkembang begitu cepat dengan adanya telepon, telepon genggam, televisi, radio, telegram, feksimile, dan komputer, surat tampaknya masih merupakaan sarana penghubung atau komunikasi yang sangat penting bagi seseoran, kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis. Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga sangat penting untuk hadir disetiap kerjasama antara perusahaan. lalu seperti apa contoh surat bisnis tersebut?

Baiklah para readers sekalian, pada kesempatan kali ini kita akan membuat salah satu contoh surat bisnis dalam bentuk bahasa inggris dengan tujuan untuk berbagi ilmu juga sebgai tugas dari matakuliah softskill saya hehe… , sebab mungkin bisa jadi anda suatu saat nanti akan menjalin bisnis dengan relasi bisnis bule namun belum tahu bagaimana cara membuat surat bisinis dalam bahasa inggris. berikut ini salah satu contohnya :

1.  Business Letters About Introduce A Company

ALIBABA GROUP

Address : 6001 Bollinger Canyon Rd, San Ramon, California  94583 San Ramon, California 94.583 Website: www.chevron.com

________________________________________________________________________

Alibaba Group

610 Fountain Ave

Burlington, NJ 08016

22 June 2014

To

Designation,  General Manager Affair

Chevron.

Amstelveenseweg 500

Amsterdam  1081, Netherlands.

Dear Mr. Smith :

Through this letter, let us introduce our company to you. Our company named Alibaba Group Company is engaged in the distributor of office stationery.

According to the information we collect, Chevron group is a property company that is growing rapidly and will open again some marketing office in San Ramon, California. In this connection, let us offer some of stationery products that we market. Together with this letter we attach a list of items and their respective prices.

If your company needs our services, then simply contact us via telephone numbers (0265) 35412 and we’ll deliver the goods directly to the site. Further, we will send you an invoice each end of the month for transactions occurring in the corresponding month. We will give special discount if accumulated purchase within one month of more than $50 thousand.

We hope that this offer can proceed in a form of cooperation that benefits both parties. If Mr interested, we are ready to make presentations and conduct further discussed.

Thus we submit the offer letter, delivered thank you for your attention.

Sincerely,

Mr. Carson

        2.  Business Letters About Meeting

ING, Inc.

300 Renaissance Center

Detroit, Michigan 48865

15 November 2016

Ms. Susan Smith

Supervisor of Product Development

Pet Supply Provider, Inc.

472 Canine Road

Los Angeles, California 90002

Dear Ms. Chaty:

It was a pleasure meeting you at the conference last week. As we discussed, I sincerely believe that the widget gizmo produced by Company, Inc. can greatly streamline your production process. If you are still willing, I would like to bring some of the key members of my team along with me to meet with you at Pet Supply Provider, Inc. We would like to give you an overview of our services and discuss with you the best plan to suit your needs.

Meeting in person would allow us to fully evaluate your wants and needs. Our team is available to meet any time this week or next. Please let me know, at your earliest convenience, when you would be available.

Cordially,

James Crattle

      3.  Business Letters About Dissolving Partnership

Total Group.

123 Alphabet Drive

Los Angeles, California 90002

15 December 2016

Dr. Kris Johnson

Marketing Representative

Creativity Plus, Inc.

824 Imagination Lane

Miami, Florida 33111

Dear Kris,

Working with Creativity Plus, Inc. for the past four months has been a wonderful experience. Regrettably, Company, Inc. no longer has need of your services. We have decided to move our company in a different direction, and that decision requires that we make a number of changes to our infrastructure. To that end, we have decided to keep all of our current marketing efforts in-house, so we can no longer make use of your marketing consultation services.

Thank you for the excellent work you have done for us. I hope to remain on good terms with you and Creativity Plus, Inc., and if we require services similar to what you have provided for us in the past, we would certainly like to consider you again.

Bradl regards, 

Baiklah para readers sekalian setelah kalian telah mengetahui contoh – contoh surat bisnis dalam bahasa inggris dengan berbagai tema yang berbeda, saya harap bias berguna yah bagi para readers sekalian, tapi belum sampai disini saya berbagi ilmu untuk anda. Saya akan menjelaskan apa sih perbedaan surat bisnis yang ditulis oleh orang amerika sama inggris, yap what different between american and britsh letters ???. Berikut penjesalan saya para readers :

1.      Heading

Untuk pembuatan heading atau kop surat dalam american style untuk format yang di gunakan lebih cendrung rata kiri atau aligned to the left. Nah sedangkan untuk british style sendiri biasanya ditempakan di sudut kanan atas surat atau terkadang ditengah surat.

2.      Date

Untuk penulisan tanggal pada surat British menggunakan format sebagai berikut 05 january 2014 ( day-month-year) dan sebelum penulisan tanggal british style menggunakan 2 blank spasi dibawah heading. Selanjutnya untuk American style penulisan tanggal yaitu sebagai berikut  oktober 19, 2005 ( month-day-year) dan American style memberikan 1 blank spasi sebelum menulis tanggal.

3.      Salutation

Salutation atau salam pembukaan terdapat pula perbedaannya. Untuk British style menggunakan seperti,  Dear Mr./MS. Alins, dear sir or madam, dear sirs , . Yang perlu kita ingat dalam British style setelah salam pembuka diahiri denang koma (,). Sedangkan untuk salutation American style akan menggunakan Dear Mr./MS. Smith: , dear sir or madam: , dear sirs: . Sebenarnya untuk salam pembuka hampir sama antara American & British style, hanya saja untuk amerikan penulisan salution akan diakhir dengan tanda titik dua ( : ).

4.      Complimentary Close

Comlimentary close atau salam penutup yang digunakan untuk mengakhiri isi surat yang telah disampaikan. Jika di dalam salam penutup untuk british style gunakan kata-kata berikut sincerely , yours sincerely , dan yours faithfully. Berbeda untuk American sytle dimana penggunaan kata penutup adalah sincerely, yours sincerely, dan yours trully.

Baiklah itu tadi perbandingan atau perbedaan penulisan surat bisnis yang menggunakan American style dan British style. Jika masih ada diantara para readers yang masih bingung saya akan berkenan memberikan contoh mana yang termasuk American business letters dan British business letters, Berikut contohnya :

·        American Business Letters

State Grid, Inc.

86 Xichang’an Ave

Beijing 10003

July 03, 2014

Mr. Xiao Dre

Customer Service Representative

Widgets Galore, Inc.

987 Widget Street

Miami, Florida 33111

Dear Mr. Dre :

I am writing you concerning a recent purchase of widgets. Approximately two weeks ago, on October 1, I ordered a total of 50 widgets for Company, Inc. via the Widgets Galore client webpage. I received an email notification two days later confirming the receipt of payment and the shipment of the widgets. According to your website, shipments should reach their destination within 3-5 business days of being sent, but I have yet to receive the widgets. Do you have any information on what may have happened to delay the shipment or where the shipment is currently?

I have worked with Widgets Galore, Inc. in the past and have the greatest confidence in your products and customer service. We need the shipment of widgets soon, however, and I hoped you might be able to provide me with an idea of when I can expect them. Thank you in advance for any help you might be able to offer.

Sincerely,

·        British Business Letters

The Sport Shop

32 High Street, Folkestone Kent.
Tel: 091 82050. Fax: 091 2011. E-mail: thesports@xx.itl www.man.itx

15 Oktober 2015

Mr John Smith,
33 The Glades,
Folkestone Kent, CT20 2PR

Ref : your order KIT003

Dear Mr Joey,

Thank you for the order that you have placed for the full team kit, we wish to confirm that the order will consist of 12 red and white striped jerseys (size large) and 12 pairs of red socks with white trim  size (6-12).

We envisage that the delivery time on this order will be approximately 3 weeks from the date of this letter, however please be aware that we have experienced a slight delay on recent similar orders and there is a possibility that the order may take an additional 2 weeks beyond the expected date.

We can confirm that you will be invoiced for the foul amount of L195 plus VAT after the order has been received.

Once again we thank you for your custom and should there be any problem with your order than please do not hesitate to contact me during office hours on 091 82050.

Yours sincerely, 

Mr P Jones

Assistant Manager